إنشاء مكتب التحول

تحديد النية والبنية والكفاءات

إن حجم وسرعة وتعقيد التغيير الذي يدفعنا لا يترك مجالًا كبيرًا لتجنب التحول. الثابت الوحيد هو التغيير ، وتحويل أنفسنا ومنظماتنا هو السبيل الوحيد لمقاومة هذا التغيير. في سلسلة المقالات هذه بعنوان “مخطط التحول” ، نستكشف مختلف أدوات التحول المتاحة لمنظمة ما ونقدم نصائح عملية وأدوات حول كيفية تنشيطها. تحدد هذه المقالة دور مكتب التحول وتقدم 3 أساليب مجربة ومختبرة يمكنك استكشافها أثناء بناء مكتب لمؤسستك.

ما هو دور مكتب التحول ولماذا هو مهم؟

يرعى مكتب التحول المنظمة في رحلة التحول ويضمن استمرار تغيير الثقافة في نموذج التشغيل الجديد الذي يقدم قيمة. دور المكتب رائد ومتكرر من حيث القيادة. وفق ماكينزي، يعد دور مكتب التحول ضروريًا لأنه يضمن استمرار تغيير الثقافة في جميع أنحاء المؤسسة من خلال تحديد العقبات في رحلة التحول وحلها باستمرار ، وربط النقاط عبر مختلف الطيارين والمبادرات ، والريادة بالقدوة في التواصل المفتوح والشفاف.

وصف النية

تتمثل الخطوة الأولى في بناء مكتب التحول في وصف وتعريف الهدف من المكتب وجهود التحول نفسها. هنا ، من الضروري توضيح وتمييز مكتب البرنامج عن مكتب التحول. وفق أكسنتشربينما يركز مكتب إدارة البرامج التقليدي (PMO) على الوقت والجدول الزمني ، فإن مكتب التحول يتجاوز ذلك ويركز على تغيير الثقافة وتوسيع نطاق التحول وتمكين وإلهام المنظمة لمواصلة التحول. ماكينزي يحدد ست طرق يختلف فيها مكتب التحول عن مكتب البرنامج ويقدم قيمة للمؤسسة:

  1. يركز على توسيع نطاق المرونة في جميع أنحاء المؤسسة من خلال العمل كنسيج يربط بين مختلف المبادرات والريادة والمشاريع التي تنسق جميع الجهود مع الخطة الاستراتيجية التنظيمية الشاملة ؛
  2. يقود الجهود بالتعاون مع الإدارات الأخرى مثل الموارد البشرية والتعلم والتطوير لبناء نموذج كفاءة للمهارات الضرورية التي تحتاجها المنظمة لتظل ذات صلة ، مثل نموذج كفاءة الابتكار ؛
  3. يعمل كبطل للتغيير الثقافي للمؤسسة ، حيث يقود أعضاء فريق مكتب التحول بالقدوة في إلهام وتعزيز قيمة التحول والفوائد والأهداف من خلال استراتيجية اتصالات جيدة التنظيم ؛
  4. تدريب كبار القادة على الاستمرار في التركيز على جهود التحول وإعطاء نموذج يحتذى به للسلوكيات التي يطمح إليها التحول لمساعدة المنظمة على تحقيقها ؛
  5. الكشف عن الترابطات وإدارتها وتقليل التداخلات عبر مختلف المبادرات والريادة لضمان تخصيص الموارد بذكاء نحو الأولويات الاستراتيجية العليا ؛
  6. يحدد ويصنف ويبلغ عن أفضل الممارسات التي تظهر أثناء التحول بحيث يمكن للمؤسسة الاستفادة منها وتوسيع نطاقها حسب الحاجة عبر مؤسستها.

ستحتاج القيادة التنظيمية والجناح التنفيذي إلى اتخاذ قرار بشأن أي من العناصر الستة ، إن لم يكن جميعها ، يجب اعتمادها والتكيف معها في وصف نية مكتب التحول.

تحديد هيكل التقارير

بمجرد أن تصف القيادة التنظيمية الهدف من مكتب التحول ، فإن الخطوة التالية هي تحديد هيكل التقارير. في حالات الاستخدام الأكثر نجاحًا ، يقدم المكتب تقاريره مباشرة إلى الرئيس التنفيذي أو أحد أعضاء C-suite ، بما في ذلك المدير المالي أو مدير العمليات. يعد الهيكل التنظيمي ضروريًا لأنه يسلط الضوء على كيفية نظر C Suite إلى أهمية التحول نفسه وما إذا كان “محكمًا” أو “مثبتًا” في المؤسسة. يمكن أن يضم مكتب التحول مدربين رشيقين وخبراء في الثقافة والتغيير التنظيمي ومتخصصين في الاتصالات ، وكلهم يجسدون قيم التحول ويعملون كأعضاء فريق لقادة الأعمال والفرق التي تنفذ جهود التحول.

تحديد الكفاءات والأدوار والمسؤوليات الأساسية

وفقًا لـ Accenture ، يوفر مكتب التحول منظورًا بزاوية 360 درجة لجهود التحول المؤسسي ويمكّن كل شخص في المؤسسة ، من C-suite إلى المساهمين الفرديين المبتدئين ، من تبني وتوضيح الهدف وجهود التحول. يحدد المكتب ويصمم ويساعد في تسليم ويقيس التقدم المحرز في جهود التحول عبر المنظمة.

تشمل الكفاءات الأساسية اللازمة لإنشاء مكتب تحويل التغيير التنظيمي ، وهندسة المؤسسة ، والتفكير في النظم ، وإدارة البرامج ، والاتصالات ، وتحليلات البيانات. ستمكّن قدرات التغيير المؤسسي المكتب من توجيه القيادة وتدريبها لضمان مواكبة جهود التحول ، حتى عندما تصبح الرحلة صعبة. تعتبر مهارات التفكير في هندسة المؤسسات والأنظمة مهمة لامتلاك فريق المكتب حتى يتمكن من ربط النقاط عبر الطيارين والمبادرات ، وتحديد الاختناقات والتداخلات ، والمساعدة في حلها عبر المؤسسة. تعد مهارات إدارة البرنامج ضرورية لأنها تمكن مكتب البرنامج من إدارة ودعم وتوجيه جهود التحول المختلفة ومساعدة الفرق المنفذة على ربط النقاط. تعتبر مهارات الاتصال ضرورية لفريق مكتب التحول حتى يتمكن من إيصال تقدم التحول ، وربط النقاط ، وتسليط الضوء على المكاسب الصغيرة والكبيرة ، واحتضان الإخفاقات ، وإبقاء المنظمة ملهمة عندما يبدأ التعب من التحول في الظهور. وأخيرًا ، تعد مهارات تحليل البيانات أساسية للمكتب لأنها تمكنه من تحديد ووصف وجمع وإعداد التقارير عن البيانات التي توضح العملية والحوكمة والتقدم المحرز في جهود التحول المؤسسي.

استنتاج

يعد إنشاء مكتب التحول بنجاح مهمة معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً. عند القيام بذلك بشكل صحيح ، يمكن للمكتب إضافة قيمة كبيرة لجهود التحول الخاصة بالمؤسسة من خلال التأكد من أن التغيير الثقافي يلتصق وينتقل المنظمة إلى نموذج تشغيلي جديد. تشمل الخطوات الثلاث الرئيسية لإنشاء مكتب بنجاح يقدم قيمة مستمرة للمؤسسة وصف نية المكتب وتحديد هيكل إعداد التقارير وتحديد الكفاءات والأدوار والمسؤوليات الخاصة بقائد مكتب التحول والفريق. يتكون الغراء الذي يحافظ على جميع خطوات إنشاء المكتب معًا من القادة التنظيميين الذين يدافعون عن جهود التحول وسلوكيات الحالة النهائية من خلال التواصل الواضح والمتسق عبر المؤسسة.

The Information Weblog The place You Get The Information First
eLearning Trade

brain2gain